Home Aanmelden


Klanten Volg Systeem

Customer Relationship Management (CRM) is the true business of every company: make customers, keep customers and maximize customer profitability (Peter Drucker).


Waarom CRM?

Binnen een bedrijf worden gegevens vaak op verschillende plaatsen opgeslagen,Klanten Volg Systeem logo
dit veroorzaakt onjuistheid en incompleetheid van gegevens. Onjuiste en incomplete gegevens laten een onprofessionele indruk achterlaten bij uw relatie, wat onnodig is. Zorg dat de gegevens van uw relatie altijd juist en up-to-date zijn. Weet wie uw relatie is, wat uw relatie wil en wat uw relatie biedt. Noteer en plan al uw interacties met uw relatie. Deze informatie geeft u de mogelijkheid om optimaal in te spelen op de behoefte van uw (potentiële) relaties.   


Ontvangen, verwerken, begrijpen

Processen binnen bedrijf lopen vaak niet parallel aan elkaar. Echter worden er in verschillende processen dezelfde klantgegevens gebruikt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de administratie voor het betalingsgedrag en marketing voor het onderhoud op klanten en producten. Beide afdeling slaan de klantgegevens in een eigen database op. Maar wat nou als alle afdelingen uit één database zouden werken? Dan worden gegevens niet meer dubbel opgeslagen en zijn alle gegevens altijd up-to-date. Tevens kunnen uw medewerkers zien wie wat heeft besproken en/of afgesproken met uw relaties. Zo minimaliseert u de kans op miscommunicaties.


CRM met Domino power

Lotus Domino staat al vele jaren bekend om haar collaboration en e-mail functionaliteit.
Samenwerken is het sleutelwoord van Lotus Software, en deze functionaliteit wordt door het KVS volledig benut zodat u verzekerd bent van een stabiele en bewezen oplossing.


Ontwerp

Door het intuïtieve ontwerp van het KVS, behoudt u het overzicht van alle acties die open staan of uitgevoerd dienen te worden. Nadat u de applicatie heeft opgestart, ziet u al direct een overzicht van alle acties die op dat moment open staan. En hebt u SameTime geïnstalleerd dat ziet u in één oogopslag welke team leden er online zijn, en is een chat sessie na één muisklik gerealiseerd.


Het dashboard voorziet u van relevante informatie m.b.t. de openstaande activiteiten. Volg acties, openstaande notities en zelfs verjaardagen van contacten worden hierin getoond. 

Hoofdmenu Klanten Volg systeem

De QuickLaunch brengt u met één klik in het gewenste onderdeel van het programma waarbij het navigatiescherm wordt aangepast aan het door u gekozen onderdeel. Eenvoudig, snel en overzichtelijk.












Teams

Het KVS werkt op basis van team documenten. Een team kan een afdeling zijn, een vestiging of een project voor tijdelijke doeleinden. In het team document worden medewerkers opgenomen die alle vastgelegde documenten van het team kunnen onderhouden. Tevens kunt u hier de namen opgeven van medewerkers die alles mogen kunnen lezen, maar niets mogen aanpassen.

Naast het aanmaken van een handtekening voor alle uitgaande e-mail berichten van het team kunt u ook overzichtsdocumenten aanmaken.
Met deze documenten kunnen teamleden een volledig inzicht krijgen van de lopende projecten en openstaande activiteiten op een voorgedefinieerde frequentie.

 



Projecten

Met een project document kunt u relaties, kalender items, notities, e-mail en correspondentie vastleggen aan het project. Dit document is voorzien van statussen voor verschillende stadia zodat u eenvoudig kunt overzien in welk stadium een project zich bevindt.

Project documentEen project is altijd gebaseerd op een bestaand team. Een project manager kiest u uit de lijst van team leden zodat een hiërarchie ontstaat binnen het project. Als u een e-mail adres toekent aan het project kunt u e-mail berichten versturen en ontvangen met als afzender een door uzelf gekozen e-mail adres. b.v. "lente actie" <[email protected]>.

E-mails worden altijd automatisch verwerkt op het project, en als de afzender bekend is in het KVS zal deze ook worden opgenomen bij de relatie/contact. Een kopie van het binnengekomen bericht zal worden doorgestuurd naar de manager van het project als u dit opgeeft in het team document.



  


Relaties en Contacten

Een belangrijk onderdeel van elk CRM pakket zijn de relaties en contacten.
In de relatie document ziet u exact of deze deel uitmaakt van bestaande projecten Tevens kunt u alle contacten, kalender items, notities, e-mails, correspondentie en volg acties bekijken en openen voor nadere inspectie.

Relatie

 Contact

Bij een contact document kunt u eventueel gezinsgegevens opnemen zodat u op de hoogte gehouden wordt wanneer er een verjaardag plaatsvindt. In plaats van de gezinsgegevens kunt u b.v. de datum opnemen wanneer het bedrijf opgericht, of andere belangrijke data.


Agenda

Met het onderdeel Agenda kunt u afspraken maken, vergaderingen plannen, of een door uzelf opgegeven rubriek aanmaken, met relaties.

Kalender overzichtDe agenda items worden getoond in een kalender weergave zodat u per dag, week of maand een goed overzicht krijgt welke collega een afspraak heeft en met welke relatie. Uiteraard zijn de kalender items ook gekoppeld zijn aan de relaties zodat u vanuit de relatie ook alle agenda items kunt bekijken.









Notities

Dit onderdeel mag door iedereen gebruikt worden die toegang heeft in het KVS.
Omdat u vrij bent met het ingeven van rubrieken bij een notitie, kunt u hieraan elke betekenis toekennen.

NotitieDenk b.v. aan telefoon gesprekken, faxen, afschriften, contracten etc. Eventuele bijlagen in de vorm van Office documenten of andere binaire bestanden kunt u ook opnemen. Hierdoor hebben notities een veelzijdig karakter waar u veel informatie in kwijt kunt.







E-mail

Als u een e-mail adres koppelt aan een project worden alle inkomende e-mail berichten automatisch gerelateerd aan het project.
Als van de afzender het e-mail adres bekend is in het KVS zal het bericht ook bij de relatie of contact worden gekoppeld.
Uitgaand e-mail berichtAlle berichten worden verstuurd in het RFC/822 standaard. Deze standaard wordt door bijna alle e-mail programma's ondersteund zodat u verzekerd bent dat het bericht ook gelezen kan worden door de ontvanger(s).
Bij uitgaande berichten kunt u het e-mail bericht persoonlijker maken door er een handtekening aan toe te voegen. Deze handtekening kan een stukje tekst e/o een afbeelding zijn die in het team document wordt opgeslagen.


Doordat het KVS gebruik maakt van de adresboekhulp (Directory Assistance) kunt u de e-mail adressen, die in het KVS aanwezig zijn, ook gebruiken in uw persoonlijke mailbox.







Mailing

Communicatie naar de klanten toe is erg belangrijk. Daarom is er ook rekening gehouden met de traditionele manier van communiceren, brieven.
U kunt in het KVS direct een brief maken vanuit een relatie of contact, maar als u een mailing heeft zijn er ook volop mogelijkheden om dit te realiseren.
Omdat MS Word de meest gebruike toepassing is om brieven te maken kunt u een sjabloon aanmaken in MS Word die u vervolgens kunt gebruiken om een mailing te sturen.
Mailing documentIn het mailing document zit een vernuftig zoekmechanisme ingebouwd waarmee u snel alle relaties en contacten kunt vinden die u wilt gebruiken voor de mailing.
Als u alle relaties en contacten bij elkaar hebt die u wilt gebruiken bent u één klik verwijderd om alle gegevens samen te voegen in MS Word.


Uiteraard kunt u de gegevens ook exporteren naar MS Excel of een tekst bestand voor andere doeleinden.





Volg acties

Als u een brief of een mailing heeft aangemaakt krijgt u de mogelijkheid om volg acties op te geven.
Een volg actie is een mechanisme waarmee u controle houdt op de uitgaande brief/mailing.
Een voorbeeld:Volg actie document
U verstuurt een mailing voor een marketing actie. Op deze mailing kan er tot een bepaalde datum gereageerd worden door de ontvangers. Via deze volg acties wordt er per relatie een volg actie document aangemaakt waarop aangegeven kan worden of de relatie heeft gereageerd.
De volg acties komen in de activiteiten weergave, en eventueel op het dashboard, zodat u eenvoudig kunt bekijken hoeveel volg acties er nog openstaan voor een brief of mailing.
Op de volg actie zelf kunt u aangeven of er een herinnering gestuurd moet worden naar team leden als een relatie niet heeft gereageerd.




Activiteiten

In de activiteiten lijst staan alle openstaande acties van het KVS.Activiteiten lijst
Dit kunnen projecten zijn, agenda items, e-mails, volg acties of notities.

Zolang de status van een document "Open" is zijn deze onderdelen zichtbaar in deze lijst.
Tevens kunt u in het navigatie gedeelte kiezen uit uitsluitend de volg acties of verjaardagen van de komende maand.









Overige

Nu u de voornaamste functies gelezen hebt die in het KVS aanwezig zijn, heeft u een beeld kunnen krijgen van wat het KVS allemaal kan betekenen.
Uiteraard voorziet het KVS ook in het automatisch archiveren van alle onderdelen, het importeren van relaties en contacten en van merchandising documenten die u in de brieven kunt verwerken.
Via ODBC of LEI is het mogelijk om relaties en contacten vanuit uw eigen systeem automatisch of handmatig over te nemen naar het KVS.

Als u geïnteresseerd bent kunt u vrijblijvend een demonstratie aanvragen door een mail te sturen naar [email protected]